Data Democracy en de 3 andere fases van datatoegang

“Kennis is macht” luidt een oud gezegde. Ook al is data niet per se hetzelfde als kennis, het is er wel een belangrijk ingrediënt voor. Toegang tot meer data geeft je de mogelijkheid tot meer kennis, en dus tot meer macht. Nu is het de vraag of je als CEO van een organisatie meteen de macht zou moeten willen delen, maar als we toch wat gezegden aan het oprakelen zijn: “twee hoofden weten meer dan één”, dus: als je data deelt vermeerdert de kennis binnen je bedrijf. Met meer kennis bevorder je ook nog eens de betrokkenheid van je medewerkers, vergroot je de slagkracht van de organisatie en schep je een belangrijke randvoorwaarde voor innovatie. Wie wil dat nu niet?

Wat is Data Democracy?

In tegenstelling tot wat je misschien zou verwachten refereert Data Democracy niet aan de manier van besturen of governance binnen een organisatie. Data democracy, oftewel data democratie, staat voor het vrijelijk beschikbaar stellen van de voornaamste data binnen je bedrijfsprocessen aan iedereen in de organisatie. Het komt er op neer dat iedereen toegang heeft tot de data én deze kan begrijpen. Hierdoor ontstaat een gelijk speelveld voor iedereen in de business om op basis van feiten en data bij te dragen aan de ontwikkeling van het bedrijf. Want wie goed geïnformeerd is, voelt zich ook meer betrokken bij het bedrijfsresultaat. En wie zich betrokken voelt, denkt ook mee. Een bijkomend voordeel hiervan is dat er een goede kans bestaat dat er op deze manier meer innovatieve ideeën ontstaan die je verder vooruithelpen.

Fases van data toegang

We hebben dus genoeg nobele doelen voor onze data. Maar levert dat ook iets op? Om die vraag te beantwoorden is het goed om eerst even langs de alternatieven te lopen.
Stel, de toegang tot data bevindt zich in een Anarchistische staat. Hierbij is IT/BI in je organisatie niet (tijdig) in staat om te voldoen aan de informatiebehoeftes vanuit de business. Met als gevolg dat losse rapporten (Excel!) rondwaren in je organisatie en iedereen zijn eigen versie van de waarheid aanhoudt. Los van de frustratie brengt dit flinke risico’s met zich mee op het gebied van dataveiligheid, en blokkeert dit ook de mogelijkheid voor je medewerkers om op nieuwe informatie te reageren.

Het kan ook gebeuren dat je terecht bent gekomen in een Datamonarchie. In deze staat zie je dat er grote ongelijkheid is binnen je organisatie op het gebied van de toegankelijkheid van je data. Sommige afdelingen hebben toegang tot uitgebreide data en goede tools, maar de andere afdelingen zien hier helemaal niets van. Dit is lange tijd de standaard geweest in de BI: data warehouses met zorgvuldig geordende data, arbeidsintensieve rapportages die door de complexiteit en investering alleen beschikbaar waren voor ‘het management’. Het voordeel van deze vorm is dat de controle op data zeer groot is, maar helaas is de prijs daarvan dat data onbereikbaar is voor de meeste medewerkers omdat ze die data niet kunnen zien of gebruiken. Hierdoor treedt verlamming op omdat deze medewerkers zich niet betrokken voelen bij beslissingen.

Het besef dat er veel te winnen is door meer te doen met data ontstond dan ook bij diverse organisaties, en in een poging om meer inzichten uit hun data te halen werden specialisten aangetrokken. Met gespecialiseerde data scientists, data engineers, data analysts of welke andere klinkende titels dan ook ontstaat zo al snel een Data-aristocratie. Hierin worden daadwerkelijk inzichten uit de data gehaald en komen grotere analytics-projecten echt van de grond. In dit stadium beginnen bedrijven zich te bewegen in de richting van het écht datagedreven werken en zien ze de meerwaarde hiervan. Maar bedrijven weten meer dan alleen de data scientist en echte innovatie ontstaat vaak op de werkvloer. Die werkvloer krijgt in deze vorm soms wel wat toegang tot data, maar vrij gebruik voor iedereen lijkt in de data-aristocratie nog ver weg.

Innovatie met Data Democratie

Innovatie is “Het toepassen van nieuwe technologieën in producten, diensten en processen, of het ontwikkelen van nieuwe producten, diensten en processen”[1]. Juist daarin ligt de sleutel: omdat innovatie onvoorspelbaar is, is het ook niet af te dwingen. Maar het is wel mogelijk omstandigheden te scheppen waaronder innovatie gefaciliteerd wordt. Toegang tot juiste en relevante informatie is een van de belangrijkste daarvan. Natuurlijk is het zelfs onder de beste omstandigheden niet waarschijnlijk dat iedereen in de organisatie opeens innovatieve ideeën gaat verzinnen. Er moet immers ook nog gewerkt worden… Maar juist het dagelijkse werk vaart er wel bij als iedereen in de organisatie bekend is met de doelen en hoe ze er voor staan. Beslissingen worden beter als ze gemaakt worden op basis van data; ze worden beter gedragen als iedereen die data ook kan zien en begrijpen. Doordat iedereen in je organisatie goed geïnformeerd is, is de kans ook groter dat de juiste beslissing genomen wordt zonder dat het management eraan te pas hoeft te komen.

Kennis is macht. En kennis delen binnen je organisatie vergroot de slagkracht, helpt processen te optimaliseren en het resultaat te verbeteren. Maar dat gaat niet vanzelf. Vrij vertaald komt met veel macht ook veel verantwoordelijkheid. Over dit “Peter Parker-principe” en andere spelregels en tools binnen je Data democratie zullen we het verder hebben in het volgende blog. Voor nu dagen we je graag uit om eens na te denken over hoe data democratisch jouw organisatie is?

Geschreven door Louis de Roo
Data Strategy Leader
E-mergo

Bronnen