Robotic Process Automation (RPA)

In veel organisaties zijn digitalisering en efficiëntie belangrijke strategische doelen. Toch blijven veel bedrijfsprocessen hangen in handmatige, tijdrovende en foutgevoelige handelingen. In elke organisatie bestaat er wel een proces waarbij mensen voortdurend dezelfde administratieve taken uitvoeren. Dit soort foutgevoelig handwerk kan door software uitgevoerd worden met Robotic Process Automation (RPA). RPA is een relatief nieuwe automatiseringstechnologie om processtappen te automatiseren en knelpunten veroorzaakt door menselijke handelingen aan te pakken. In dit blog lees je wat RPA precies is, wat het kan betekenen voor jouw organisatie, en hoe je als organisatie op een verstandige manier kunt beginnen.

Wat is RPA?

Robotic Process Automation is een technologie waarmee je taken kunt automatiseren die normaal gesproken door mensen worden uitgevoerd. Met behulp van RPA kunnen menselijke taken uitgevoerd worden door softwarerobots (bots). RPA-oplossingen kunnen gebouwd worden met moderne low-code ontwikkelplatforms die een visuele ontwikkelomgeving bieden waarin flows (werkstromen) worden geconfigureerd. In een flow kunnen allerlei triggers, validaties, analyses, beslissingen en acties worden ingesteld. Een flow kan vervolgens als een zelfstandige bot op de achtergrond draaien zonder tussenkomst van mensen. Een bot kan ook als desktop flow ontwikkeld worden en interacteren met de gebruikersinterface van bestaande applicaties. Dat betekent dat een bot handmatige taken op een computer kan automatiseren door de acties van een gebruiker na te bootsen. Het is daardoor niet nodig om zelf API’s te bouwen of om bestaande systemen aan te passen. Om die reden is RPA laagdrempelig, snel te implementeren en ook geschikt voor verouderde (legacy) systemen.

Wat zijn voordelen van RPA?

Met Robotic Process Automation kunnen softwarerobots in relatief korte tijd ontwikkeld worden. Dat komt ten eerste door de manier van ontwikkelen in een low-code platform. RPA-applicaties worden hierin geconfigureerd en gemodelleerd zonder code te hoeven programmeren. Dit gaat veel sneller dan bij traditionele softwareontwikkeling. Ten tweede beperkt een bot zich tot het uitvoeren van een specifieke taak. Een bot heeft geen gebruikersinterface (UI) of datamodel nodig, dus dat scheelt enorm in de ontwikkeltijd. Zo kan in korte tijd (denk aan dagen tot enkele weken) een werkende softwarerobot ontwikkeld worden. De business case is dan ook snel gemaakt als je bedenkt hoeveel tijd er kan worden bespaard door een bot. Dat is meestal niet zo lastig om te berekenen, aangezien het handmatige handelingen zijn die worden geautomatiseerd en het eenvoudig is om te bedenken hoeveel tijd er door mensen wordt besteed aan die handelingen.

Door het succesvol inzetten van softwarerobots met RPA kunnen waardevolle voordelen en resultaten behaald worden. Hieronder worden de belangrijkste voordelen op een rij gezet:

1. Efficiëntie en snelheid
   Een robot werkt veel sneller dan mensen, werkt 24 uur per dag en 7 dagen per week, en maakt geen fouten.
2. Meer tijd voor waardevolle activiteiten
   Door repetitief werk te automatiseren, komt er tijd vrij voor mensen om zich te richten op meer waardevolle activiteiten.
3. Betere datakwaliteit
   RPA reduceert menselijke fouten, wat leidt tot betrouwbaardere gegevens.
4. Schaalbaarheid en flexibiliteit
   Robots zijn in staat om mee te bewegen met piekperiodes, waardoor je als organisatie veel makkelijker kunt “opschalen” bij drukke periodes
5. Geen grote wijziging in IT-infrastructuur nodig
   Bestaande IT-systemen hoeven niet aangepast te worden.

Wanneer is RPA interessant?

Het doel van Robotic Process Automation is om efficiëntie en nauwkeurigheid bij de uitvoering van bedrijfsprocessen te vergroten. Dit moet ertoe leiden dat de productiviteit van de organisatie toeneemt, de operationele kosten worden verlaagd, terwijl medewerkers meer tijd hebben voor waardevolle, creatieve en strategische activiteiten. RPA is vooral effectief bij processen die voldoen aan onderstaande criteria.

• Het proces kent repetitieve taken die regelmatig uitgevoerd worden. Door het automatiseren van dit soort taken kan een snelle terugverdientijd gerealiseerd worden.
• Taken in het proces worden volgens vaste beslisregels uitgevoerd.
• Het proces heeft consistente input.
• De data die dienen als input voor het proces zijn digitaal beschikbaar. Dit kunnen bijvoorbeeld Excelbestanden zijn op een SharePoint-site of PDF-documenten die via email worden ontvangen.

RPA in de praktijk: voorbeelden

Hieronder worden een aantal praktijkvoorbeelden van procesautomatisering beschreven waarbij de voordelen van Robotic Process Automation optimaal worden benut.

• Het uitlezen van een database met openstaande facturen en het versturen van aanmaningen naar klanten als de betaaltermijn van een factuur is verstreken.
• Het scannen en classificeren van bestanden die via FTP of SharePoint worden geüpload en het vervolgens doorsturen van de bestanden naar een andere locatie.
• Het onboarden van nieuwe klanten die zich hebben geregistreerd via een website. RPA kan hierbij worden ingezet om verschillende taken te automatiseren, zoals het controleren van klantgegevens, het aanmaken van een bedrijfsaccount in een CRM-systeem, en het verzenden van emailnotificaties.
• Het scannen en herkennen van bestelformulieren die als PDF-document via email worden ontvangen en het verwerken van bestellingen in een ERP-systeem. Dit zou bij moderne ERP-systemen via een API-koppeling kunnen, maar bij verouderde systemen is dit meestal geen optie. In dat geval kan een desktopflow uitkomst bieden, omdat hiermee gebruikershandelingen, zoals het inloggen in de applicatie, het openen van een scherm, het invoeren van gegevens en het klikken op een Save-knop, kunnen worden uitgevoerd.

Uit het laatste voorbeeld blijkt dat RPA ingezet kan worden voor het geautomatiseerd verwerken van documenten. In de moderne RPA-platforms zit standaardfunctionaliteit om documenten met behulp van optical character recognition (OCR) en machine learning (ML) te scannen. Door het gebruik van slimme algoritmen kunnen documenten met RPA automatisch geclassificeerd worden en kan de informatie uit de documenten gedigitaliseerd worden.

RPA in de praktijk: aandachtspunten

Robotic Process Automation is met moderne low-code ontwikkelplatforms relatief snel te implementeren. Maar een succesvolle implementatie vraagt om meer dan alleen technologie. Een doordachte en gestructureerde aanpak is cruciaal. Hierbij zijn een aantal zaken belangrijk:

• Strategische sturing. Formuleer heldere doelstellingen voor RPA. Verzorg trainingen en kennissessies om inzicht en draagvlak te creëren.
• Maak een besturingsmodel waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de partijen die betrokken zijn bij de implementatie zijn vastgelegd.
• Platformkeuze. Kies het RPA-platform dat past binnen het bestaande IT-landschap en dat voldoet de standaarden die in de organisatie worden gehanteerd op het gebied van security en architectuur.
• Samenwerking tussen IT en business is noodzakelijk. De business kan het beste bedenken welke processen in aanmerking komen voor RPA. IT moet de stabiliteit en de informatiebeveiliging van de gekozen oplossing bewaken.
• Start met een kleinschalige pilot. Kies een proces met lage complexiteit en duidelijke winst. Begin met een klein proces, leer van de resultaten, en schaal dan op. .
• Houd rekening met beheer. Robots moeten worden gemonitord, zodat fouten snel opgespoord en hersteld kunnen worden. Daarnaast moeten robots onderhouden en aangepast bij proceswijzigingen.
• Documentatie. Net als bij andere IT-oplossingen is transparantie belangrijk voor controle, audit en overdraagbaarheid.
• Risico identificatie. Denk na over de risico’s zoals ongeautoriseerd toegang en onvoldoende functiescheiding. Implementeer risico assessments en beheersmaatregelen.

Aan de slag met RPA

Ben je benieuwd wat Robotic Process Automation voor jouw organisatie kan betekenen? Herken je de genoemde RPA voorbeelden of heb je al een handmatig proces in gedachten die je al een tijd dwars zit? Wij gebruiken de kracht van Microsoft Power Platform en Mendix om bedrijfsprocessen te automatiseren. We hebben een RPA-scan ontwikkelt waarmee we waarde kunnen creëren voor een aantal potentiële processen binnen jouw organisatie. Daarbij geven we ook direct inzicht in de kosten/uren die je hiermee kunt besparen. Zo heb je snel een concreet beeld van waardevolle automatiseringsmogelijkheden die in korte tijd gerealiseerd kunnen worden. Mocht je interesse hebben neem dan contact op met een accountmanager van E-mergo.

Meer informatie over de scan

Geschreven door Steven Samuels Brusse,
Senior Consultant