Genereer en distribueer rapporten met Qlik NPrinting

qlik,nprinting,qlik nprinting, qlikview nprinting,qlik sense nprinting, qlik report, qlikview reports, qlik sense reports, cliq sense, click sense, qlick sense, rapportage, nprinting software,

Wat is NPrinting?

Qlik NPrinting is een geavanceerde rapportgenerator voor Qlik Sense en QlikView die het mogelijk maakt om rapportages te verspreiden naar personen in de eigen organisatie en daarbuiten. Met NPrinting kun je rapporten genereren in veelgebruikte outputformaten, zoals Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), HTML en PDF. De informatie in de rapporten is gebaseerd op gegevens uit bestaande Qlik dashboards. De NPrinting Server kan deze rapporten automatisch versturen via mail, opslaan op een netwerkfolder of publiceren naar een web portaal. Naast deze automatische distributie biedt de laatste versie van NPrinting ook on-demand toegang, zodat gebruikers zelf rapporten kunnen aanmaken.

Verschillende typen BI-gebruikers

Voor elke organisatie is het belangrijk om een zo groot mogelijke groep gebruikers te bedienen met de juiste informatie op het juiste tijdstip. We onderscheiden daarom drie typen BI-gebruikers:

  1. Ten eerste is er de groep business analisten, die veelal behoefte hebben aan toegang tot datasets om deze vervolgens zelf te koppelen en te gebruiken voor analyse om nieuwe inzichten te vergaren.
  2. Ten tweede is er de groep informatieverkenners, die veelal behoefte hebben aan interactieve dashboards waarmee informatie snel kan worden opgevraagd en er eenvoudig kan worden gefilterd.
  3. Tot slot is er de groep informatieconsumenten, die veelal behoefte hebben aan kant-en-klare rapportages, die op gezette tijden bij hen worden afgeleverd.

QlikView en Qlik Sense zijn met name gericht op de eerste twee groepen gebruikers. Deze gebruikers willen met enige regelmaat inloggen in Qlik om zelf de benodigde informatie in dashboards op te zoeken. Qlik NPrinting is voornamelijk bedoeld voor de derde groep gebruikers; de passieve informatieconsumenten.

Verschillende toepassingen van NPrinting

  1. Qlik NPrinting kan gebruikt worden voor verschillende toepassingen. De meest voor de hand liggende is het periodiek versturen van rapporten naar gebruikers die om verschillende redenen geen toegang hebben tot QlikView of Qlik Sense. Op deze manier kan een grote groep gebruikers bediend worden, terwijl de gebruikers niet zelf actief hoeven in te loggen in QlikView of Qlik Sense en daardoor geen licentie nodig hebben.
  2. Een tweede toepassing van NPrinting is het overhalen van informatieconsumenten om meer gebruik te maken van de self-service mogelijkheden van Qlik. In de rapporten kunnen hyperlinks naar interactieve BI-applicaties in QlikView of Qlik Sense opgenomen worden, waarmee de gebruiker meer informatie kan opvragen dan dat er beschikbaar is in het rapport.
  3. Een derde toepassing van NPrinting is het periodiek opslaan van rapportoutput op een netwerklocatie om de informatie te archiveren.

Hoe werkt NPrinting?

Qlik NPrinting bestaat uit een serveromgeving (NPrinting Server) en een ontwikkelapplicatie (NPrinting Designer). De NPrinting Server heeft een gedistribueerde applicatie-architectuur, die vergelijkbaar is met Qlik Sense en die bestaat uit de volgende componenten:

ComponentFunctie
SchedulerDe scheduler zorgt voor het opstarten en afhandelen van de taken waarmee rapporten worden gedistribueerd.
EngineDe engine zorgt voor de connectie met de QlikView/Qlik Sense server, het ophalen van de gegevens uit de dashboards en het genereren van de rapportoutput.
RepositoryDe repository is een PostgreSQL database die automatisch wordt geïnstalleerd met de NPrinting Server. In de repository worden de rapporten, taken en serverinstellingen opgeslagen.
Web EngineDe web engine dient als webserver voor de Web Console en de NewStand Portal.
Web ConsoleDe web console is de web interface voor systeembeheerders en rapportontwikkelaars. In de web console worden de rapporten aangemaakt en taken ingesteld voor distributie van de rapporten.
NewsStandNewStand is een self-service web portaal waar gebruikers de opgeslagen output van rapporten kunnen opvragen.

In de afbeelding hieronder wordt de architectuur van NPrinting afgebeeld.

NPrinting 17 architectuur

In bovenstaande afbeelding zie je dat rapporten met NPrinting niet alleen kunnen worden gepubliceerd naar de NewsStand portal van NPrinting, maar ook naar de Qlik Sense Hub. Dit is mogelijk voor gebruikers met een ‘Windows domain account’ die zijn ingesteld als actieve gebruiker in NPrinting en Qlik Sense. Een gebruiker die op deze manier rapporten “ontvangt” kan in de Qlik Sense Hub het opgeslagen rapport benaderen via een nieuwe persoonlijke stream genaamd “Reports”.

De NPrinting Designer is de ontwikkelapplicatie die geïnstalleerd moet worden op het werkstation van rapportontwikkelaars. Met de Designer worden de templates voor de rapporten ontwikkeld. Een template bevat het ontwerp en de lay-out van een rapport. De Designer biedt volledige integratie met Microsoft Office (Excel, Word en PowerPoint) waardoor grafieken rechtstreeks vanuit deze software bewerkt kunnen worden om bijvoorbeeld de huisstijl van de organisatie weer te geven.

Om een rapport te maken moeten de volgende stappen doorlopen worden:

StapOmschrijving
1.Met een browser navigeer je naar de Web Console.
2.In de Web Console moet de connectie met een dashboard in QlikView of Qlik Sense aangemaakt worden. Deze stap hoeft maar een keer per dashboard uitgevoerd te worden. Daarna kunnen meerdere rapporten dezelfde connectie gebruiken.
3.In de Web Console moet een rapport aangemaakt worden.

In deze stap wordt de titel van het rapport ingesteld en het outputformaat geselecteerd. De rapporttitel kan dynamisch worden opgebouwd op basis van vaste en variabele tekstelementen.

4.Vanuit de Web Console kun je de Designer opstarten voor het maken van de template. Indien als outputformaat Excel, Word of PowerPoint is geselecteerd bij de vorige stap, wordt de Office-applicatie binnen de Designer geopend.
5.In de Designer selecteer je de connectie met een dashboard. Vervolgens heb je verschillende mogelijkheden om het template te maken.

  • Met een zoekfunctie kun je bestaande objecten (tabellen en grafieken) in het dashboard opzoeken, importeren en met de muis naar de gewenste positie in de template slepen.
  • Je kunt variabelen uit het dashboard importeren en toevoegen aan de template.
  • Je kunt formules aanmaken om een tekstwaarden of numerieke waarden te berekenen en deze toevoegen aan de template. De formules kunnen geavanceerde expressies met gebruik van ‘Set Analysis’ bevatten.

Als het template klaar is sla je deze op in de Designer en kom je terug in de Web Console.

6.In de Web Console maak je een taak aan om het rapport te distribueren. In de taak moet je een aantal zaken instellen:

  • gebruikers die het rapport moeten ontvangen (recipients)
  • filters die toegepast moeten worden op het rapport
  • bestemming van het rapport (NewsStand, Email, Hub, Folder)
  • trigger (eenmalig, dagelijks, wekelijks, tijdstip)
  • condities waaraan moet worden voldaan voordat de taak wordt uitgevoerd

Pixel-perfect

Naast het maken van templates in Office heeft NPrinting een eigen report editor. Dit is een geavanceerde editor waarmee een ontwikkelaar volledige controle heeft over de lay-out. Met deze editor worden zogenaamde Pixel-perfect rapporten gemaakt. De editor biedt o.a. geavanceerde opmaakfuncties, dynamische output met conditional formatting en de mogelijkheid om zelf tabellen en grafieken te maken op basis van datasets uit bestaande Qlik objecten.

On-Demand

NPrinting biedt verschillende mogelijkheden voor on-demand toegang tot rapportages. Voor QlikView is er de On-Demand Add-on, die moet worden geïnstalleerd op de QlikView Server. Dit zorgt ervoor dat gebruikers in de AccessPoint met een knop in de toolbar bestaande rapporten kunnen aanvragen en genereren. Tijdens het genereren van een on-demand rapport worden de actieve selecties in de sessie van de gebruiker meegenomen als filters in de rapportaanvraag. Naast de add-on voor QlikView biedt NPrinting een REST API waarmee rapporten vanuit een externe webapplicatie kunnen worden aangeroepen. Voor Qlik Sense is er een custom extension beschikbaar als open source project met de naam ‘NPrinting On-Demand‘. Deze extension maakt gebruikt van de REST API van NPrinting en biedt dezelfde functionaliteit als de On-Demand Add-on voor QlikView. De extension is gratis te downloaden via Qlik Branch.

Voorbeelden rapport output

Powerpoint rapport

Excel rapport

Pixel-perfect rapport

Word rapport

Geschreven door Steven Samuels Brusse, Senior Qlik consultant